「話をまとめられない部下」との1on1、整理して解決するコツ

「今年こそは部下としっかりコミュニケーションを取ろう!」

そう心に決め、相談にのる姿勢を見せても、当の部下から「何をどう相談したらいいかわからないし、上司の時間を割くのは申し訳ない」と遠慮がちに敬遠されたり、

なんとか1on1の時間を調整しても、部下のコミュニケーション力が必ずしも高いわけではなく、時間と労力ばかりかかって、なかなか思い通りにうまくはいかない、など、上司の悩みは尽きません。

今日は、その中でも特に、

  • 話があちこちに飛んで、なかなか題に進まない
  • 報告が抜け漏れ・偏りだらけで、状況を把握するだけで時間がかかる
  • 話を整理しているうちにイライラして、結局、いつものアドバイスや指導をしてしまう

など、話にまとまりがなく、話し下手な部下とのコミュニケーションで困っている上司のために、簡単にできて役に立つとっておきのコツ「見える化」の手順をご紹介します。

誰でもできる「見える化」の手順

これまで、多くの人に試してもらってきて、

  • 書き出してみることでスッキリした
  • 相談すべきことを相談できた
  • 限られた相談時間を有効に使えた
  • 「見える化」することで、その後も整理が進んだ

など、嬉しい感想をいただいている「見える化」。
あなたも、ぜひ活用してください!

見える化の手順・①洗い出す!

1on1ミーティングや相談時間が始まる前に、部下に話題にしたいことをすべて書き出してもらいます。
形式は問いません。
1つ1つふせんに書いて貼ってもいいですし、1枚の紙になぐり書きでもOKです。

  • よかったこと
  • できなかったこと
  • 気になっていること

など、どんどん書きます。
この段階では、問題や悩みの大きさは気にせず、小さくても大きくても、とにかく書き出すことが大切です。

見える化の手順・②分類する!

当に困っていることは何か」を見つけるために、書き出した文章を部下と一緒に見ながら整理していきます。
この時、批評や批評は決して口にしないでくださいね。
下記のような軸に沿って分類していきましょう。

  • 「上司に知っておいて欲しいこと」や「自分では解決できない悩み」
  • 「自分でチャレンジすること」と「人に頼むこと」
  • 「緊急性」での並べ替え
  • 「優先順位」での並べ替え

分類しながら、同時に仕事の再分配なども検討します。

時間にしてたった5分か10分。この時間を作るだけで、頭の中でグルグル考えていたことが「見える化」され、問題や課題がずっと扱いやすくなります。

では、さらに1on1ミーティングや会議の時間を効率的に使うために、いくつかのフォーマットを頻繁に活用しています。今週末に開催するセミナー「自走する部下が育つ!1on1とコミュニケーションの秘訣」では、それらも合わせてご紹介する予定です。

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